Innovatieve ICT-toepassingen voor een administratie 2020

Als boekhouder/ administrateur blijf je altijd nadenken over je vak. Ook als je het niet meer op betaalde basis doet, maar een paar mensen op vrijwillige basis helpt.

Zo dacht ik vanmorgen, op de koffie bij een goede kennis, na over nieuwe ontwikkelingen binnen mijn (en zijn voormalig) vakgebied. Beiden hebben we jarenlang in de cijfers gezeten, we weten dus wel een beetje waar ‘Abraham de mosterd moet halen’.

Het gesprek begon eigenlijk met mijn opmerking dat er nog altijd ondernemers zijn die allerlei bonnetjes kwijtraken. Op een gegeven moment geef je dan maar het advies om direct na aankoop een fotootje maken van de kassabon. Zodat, mocht je de bon toch kwijtraken, je nog een kopie hebt. Bijna iedereen is tegenwoordig wel in het bezit van een smartphone, het advies is makkelijk op te volgen.

Hetzelfde geldt eigenlijk voor de ‘nieuwe gemakzucht’. Het niet uitprinten van facturen die je via je mail ontvangt. En speciaal mapje aanmaken in hun mailbox doen sommigen nog wel, maar dan houdt het ook op.  Als je zegt ‘Je computer kan crashen, of je kan veranderen van provider waardoor je niet meer bij je oude email kunt’ kijkt men je wat meewarig aan.

Trouwens, op dat overgaan naar een andere provider en toch je mailadres kunnen behouden moeten ze ook iets bedenken. Maar daarover later.

E-Facturering

Zo kwam het gesprek op E-facturering en de toename daarvan in het bedrijfsleven. Als ik het goed heb begrepen gaat de Overheid zelfs in de zeer nabije toekomst over op het verplichten van een E-factuur. Verschillende leveranciers van administratiepakketten zijn al bezig met een update daartoe. Waarschijnlijk zal het dus niet lang meer duren of er komt ook een standaard voor deze vorm van facturering.

Zo door filosoferende kwamen we op vervolgontwikkelingen en tools die in de naaste toekomst zeker werkelijkheid zullen worden.

Toepassingen voor het ‘nieuwe boekhouden’

1. We koppelen bankrekening, de daarbij behorende betaalpas en eventuele creditcard aan een email-adres.

2. Bij gebruik van de betaalpas/ creditcard/ I-deal betaling wordt er automatisch een kassabon (E-bon), factuur of ander soort betaalbewijs naar de betreffende mailbox gezonden. Dit kan dus zowel bij betalen van de boodschappen in de buurtsuper zijn als voor alle andere betalingen/ aankopen. Een bon kan dus niet meer wegraken, ook het zoeken naar een garantiebewijs, bij grotere aankopen, behoort tot het verleden. En nog iets: we zijn goed bezig voor het milieu, de kassadame hoeft geen kassabon meer uit te draaien. Tenzij u er echt op staat. Extraatje voor de winkelier/ leverancier: hij bouwt direct een digitaal klantenbestand op.

3. En nu komt het nieuwste van het nieuwste, althans, ik geloof dat deze mogelijkheid nog niet bestaat? Bij het inloggen op de bankrekening verschijnt bij elke mutatie een pop-up van de betreffende aankoop. De kassabon dus, of de factuur, of elk ander soort betaalbewijs. Makkelijk, in één oogopslag zie je de bijbehorende specificatie. Wegraken van bonnetjes leidt niet meer tot zoeken en panieksituaties.

4. Maar we kunnen nog meer doen met deze toepassing. De meeste boekhoudpakketten zijn tegenwoordig wel in staat om bankmutaties in te lezen. En wat kan bij het internet bankieren kan dus ook bij het bijwerken van de dagelijkse administratie. Zodra u op een ingelezen mutatie klikt komt de betreffende specificatie via een pop-up in beeld. We hoeven geen facturen of betaalbewijzen meer in te scannen. Door de koppeling van uw bankpas behoren veel extra werkzaamheden tot het verleden.

‘Big Brother’

Natuurlijk zullen er allerlei bezwaren worden ingebracht. Privacy, Big Brother, enz., enz. En het zal nog wel een tijdje duren eer deze toepassingen echt werkelijkheid worden. Maar naar mijn mening zullen we er niet aan ontkomen.

Als ik nu een beginnende jonge kei in cijfers zou zijn zou ik het wel weten. Ik zou me direct toe gaan leggen op alle nieuwe mogelijkheden, die gaan komen op het gebied van financiële systemen.

Boekhouder/ administrateur is geen suf vak, integendeel, het is het terrein waar de toekomst ligt. Eén van de beroepen die de komende robotisering zeker zal overleven. Wees dus wijs en kies voor een toekomst in de cijfers!

En, mocht u als softwareontwikkelaar of werkgever denken, hé interessant deze noviteiten. Ik denk heel graag verder met u mee!